Rechnungsnummer vergeben: Regeln, Formate und Stolpersteine bei Word und Excel
Kurz gesagt: Nach § 14 Abs. 4 UStG braucht eine Rechnung eine fortlaufende Nummer, die du nur einmal vergibst. Eine Nummer darf nie doppelt vorkommen. Lücken sind nicht automatisch verboten, sollten aber erklärbar sein. Bei Word und Excel entstehen die meisten Fehler, weil die Nummer von Hand hochgezählt wird.
Was das Gesetz verlangt
Die Rechnungsnummer ist eine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG. Laut Gesetzestext ist es „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen“, die du als Rechnungsaussteller einmalig vergibst. Ihr Zweck ist, jede Rechnung eindeutig zu identifizieren.
Daraus folgen zwei Regeln. Jede Nummer kommt nur einmal vor. Und deine Nummern folgen einer erkennbaren Reihenfolge, auch wenn sie Buchstaben oder das Jahr enthalten.
Sind Lücken erlaubt?
Dass die Nummern lückenlos sein müssen, steht nicht im Gesetz. Das Finanzgericht Köln hat entschieden, dass fehlende lückenlose Nummerierung allein keine Gewinnzuschätzung rechtfertigt (Urteil vom 7.12.2017, 15 K 1122/16). Der Bundesfinanzhof hat im Beschluss X B 111/22 vom 31.05.2023 klargestellt, dass es auf die Umstände des Einzelfalls ankommt. Mehr dazu in den Beiträgen von Ecovis und im NWB Experten-Blog.
Das heißt nicht, dass Lücken egal sind. Prüfer schauen bei fehlenden Nummern genauer hin. Wenn du eine Lücke erklären kannst, etwa durch eine stornierte Rechnung, einen Systemfehler oder einen Systemwechsel, und das festgehalten hast, ist das im Normalfall unproblematisch. Meine Empfehlung ist trotzdem, die Nummern lückenlos zu halten.
Welche Formate sich bewähren
| Aufbau | Beispiel | Gut zu wissen |
|---|---|---|
| Einfach durchzählen | 1, 2, 3 oder 001, 002 | Einfach, aber ohne Jahresbezug. Nach Jahren wird die Nummer lang und unübersichtlich. |
| Jahr und Zähler | 2026-001 | Das Jahr ist sofort erkennbar, der Zähler beginnt jedes Jahr neu. Für die meisten Selbstständigen eine gute Wahl. |
| Kürzel, Jahr und Zähler | RE-2026-001 | Das Kürzel hilft, Dokumentarten zu unterscheiden. |
| Mehrere Nummernkreise | RE-2026-001 und XR-2026-001 | Möglich, wenn du sie einheitlich verwendest und dokumentierst. Es macht die Verwaltung aufwendiger. |
Vermeide Nummern, die sich aus Datum und Kundendaten zusammensetzen, wenn du die Eindeutigkeit nicht sicher kontrollieren kannst. Ein Wechsel des Systems mitten im Jahr ist möglich, du solltest dann aber die letzte Nummer des alten und die erste des neuen Systems festhalten.
Brauchst du als Kleinunternehmer eine Rechnungsnummer?
Die Rechnungsnummer steht nicht in der Liste der Pflichtangaben nach § 34a UStDV für Kleinunternehmer. Ich empfehle sie trotzdem, weil jede Rechnung dann eindeutig ist und sich im Archiv schnell finden lässt. Auch wenn du steuerfreie Leistungen nach § 4 UStG abrechnest, zum Beispiel als Heilpraktiker, ist eine Nummer sinnvoll. Wie das bei deiner Tätigkeit im Einzelnen geregelt ist, klärst du mit deinem Steuerberater. Mehr dazu in meinem Beitrag Rechnung als Kleinunternehmer.
Typische Stolpersteine bei Word und Excel
Das sind keine gesetzlichen Vorgaben, sondern Fehler, die mir oder anderen Selbstständigen beim Umstieg auffallen:
- Doppelte Nummer durch kopierte Dateien: Du öffnest die letzte Rechnung, änderst sie ab und vergisst, die Nummer zu erhöhen.
- Mehrere Vorlagen oder Rechner: Auf Laptop und Desktop liegen verschiedene Stände, und beide zählen weiter.
- Vorlage überschrieben: Die Datei wird gespeichert, statt als neue Rechnung abgelegt, und die alte Rechnung ist weg.
- Jahreswechsel vergessen: Der Zähler läuft weiter oder wird nicht angepasst, obwohl du ein Jahr im Format hast.
- Gelöschte Rechnungen: Du verwirfst einen Entwurf und die Nummer ist weg, ohne dass die Lücke festgehalten wird.
- Nachträgliche Änderungen: Eine bereits versendete Rechnung wird in der Datei korrigiert. Besser ist eine neue Rechnung oder Korrektur mit eigener Nummer.
So gehst du beim Umstieg vor
- Notiere die letzte vergebene Rechnungsnummer aus Word oder Excel.
- Entscheide dich für ein Format, am besten mit Jahr, und schreibe es kurz auf.
- Starte am besten zum Jahreswechsel. Wechselst du mitten im Jahr, halte die letzte alte und die erste neue Nummer fest.
- Archiviere die alten Dateien, statt sie zu löschen.
- Stornierte oder falsche Rechnungen bekommen eine Korrektur mit eigener Nummer. Die alte Nummer verwendest du nicht noch einmal.
Wie ZorroBilly die Nummer vergibt
Beim ersten Start von ZorroBilly konfigurierst du die Rechnungsnummer frei und wählst ein Startdatum. Das ist praktisch, wenn du noch Rechnungen aus dem Vorjahr schreiben musst: Du wählst ein Datum im Vorjahr, und die Nummerierung beginnt von dort aus. Außerdem legst du fest, wie du besteuert wirst: normal mit Mehrwertsteuer, als Kleinunternehmer oder steuerfrei nach § 4 UStG.
Mehr zu den Funktionen findest du auf der Startseite.
Häufige Fragen
Muss die Rechnungsnummer lückenlos sein?
Das Gesetz verlangt eine fortlaufende Nummer, die einmalig vergeben wird. Eine lückenlose Reihenfolge schreibt § 14 UStG nach der Rechtsprechung nicht ausdrücklich vor. Lücken können bei einer Betriebsprüfung trotzdem Fragen auslösen, deshalb solltest du sie erklären können und festhalten.
Darf ich eine Rechnungsnummer mit Jahr und Buchstaben bilden?
Ja. Die Nummer darf eine oder mehrere Zahlenreihen enthalten, zum Beispiel 2026-001 oder RE-2026-001. Wichtig ist, dass jede Nummer nur einmal vorkommt und dein System nachvollziehbar bleibt.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine Rechnungsnummer?
§ 34a UStDV nennt die Rechnungsnummer für Kleinunternehmer nicht als Pflichtangabe. Ich empfehle sie trotzdem, weil sie jede Rechnung eindeutig macht und dein Archiv ordnet. Im Zweifel frag deinen Steuerberater.
Was mache ich, wenn ich eine Rechnung falsch geschrieben habe?
Verwende die Nummer nicht noch einmal. Lege stattdessen eine Korrektur oder Stornorechnung mit eigener Nummer an und bewahre beide Belege auf. So bleibt nachvollziehbar, was passiert ist.
Wann ist der beste Zeitpunkt, von Word oder Excel auf ein Programm umzusteigen?
Am einfachsten ist der Jahreswechsel, weil du dann mit einer neuen Nummernreihe beginnst. Ein Wechsel mitten im Jahr geht auch. Dann notierst du die letzte Nummer des alten Systems und die erste des neuen.
Quellen und Hinweise
- § 14 UStG und § 34a UStDV (Gesetzestexte, abgerufen am 21. Oktober 2026)
- Ecovis KSO: Betriebsprüfung, Hinzuschätzung wegen nicht fortlaufender Rechnungsnummern (zu BFH X B 111/22 vom 31.05.2023)
- NWB Experten-Blog: Keine Pflicht zur Vergabe lückenlos fortlaufender Rechnungsnummern (zu FG Köln 15 K 1122/16 und BFH X B 79/16)
- kostenlose-erechnung.de: Rechnungsnummer 2026 (Praxisleitfaden eines Softwareanbieters, Stand 25.02.2026)
Die Hinweise zu Formaten und Stolpersteinen sind Empfehlungen aus der Praxis, keine gesetzlichen Pflichten. Dieser Text ist keine Steuerberatung, bei Zweifeln frage deinen Steuerberater.
Weitere Ratgeber
In eigener Sache: Ich entwickle ZorroBilly, eine Rechnungsapp für den Mac. Die Rechnungsnummer richtest du beim ersten Start ein.